Hoe herken je een proces dat je kunt automatiseren?
Stel jezelf drie vragen. Gaat het elke keer op dezelfde manier? Typ je gegevens over van het ene systeem naar het andere? En doe je het minstens een paar keer per week? Drie keer ja is een goede kandidaat.
10 processen om te automatiseren
- Offertes maken. Een offerte opbouwen uit je prijslijst en klantgegevens, in je eigen huisstijl, met één klik verstuurd.
- Facturen versturen. Na akkoord of na afronding automatisch een factuur, gekoppeld aan je boekhouding.
- Betaalherinneringen. Staat een factuur te lang open, dan gaat er vanzelf een vriendelijke herinnering uit.
- Aanvragen verwerken. Een aanvraag via je website komt direct in je CRM of agenda, met een automatische bevestiging aan de klant.
- Afspraken en herinneringen. Klanten boeken zelf online, en krijgen automatisch een bevestiging en een herinnering per mail of WhatsApp.
- Veelgestelde vragen beantwoorden. Een AI-assistent beantwoordt standaardvragen via chat of mail, en geeft lastige vragen door. Lees meer over AI-klantenservice.
- Bonnetjes en kosten verwerken. Een foto van een bon wordt automatisch uitgelezen en klaargezet voor je boekhouding.
- Gegevens tussen systemen. Een bestelling uit je webshop gaat vanzelf naar je boekhouding en verzendpartij.
- Rapportages. Elke week of maand een overzicht van omzet, aanvragen of uren, zonder Excel-werk.
- Mails samenvatten en sorteren. AI leest binnenkomende mail, vat samen en zet acties klaar, zodat jij alleen hoeft te beslissen.
Hulp nodig? In een gratis Vibe-check zoeken we samen waar jouw bedrijf de meeste tijd kan winnen. Plan je Vibe-check.
Waar begin je?
- Schrijf een week lang op welke taken je herhaalt en hoeveel tijd ze kosten.
- Kies één proces dat veel tijd kost en weinig uitzonderingen heeft.
- Gebruik wat je al hebt. Vaak kun je bestaande systemen koppelen, zonder nieuwe software.
- Test eerst met echte voorbeelden voordat je het volledig overlaat aan de automatisering.
Vibe-inzicht: De beste eerste automatisering is saai. Het proces dat je elke week vervloekt, levert meestal de meeste tijd op.
Zo helpt Vibe Agency
Wij automatiseren bedrijfsprocessen met koppelingen en AI. Na een gratis Vibe-check krijg je een vaste prijs vooraf. Lees meer over procesautomatisering voor het mkb.