De afgelopen maanden heb ik veel goede gesprekken gevoerd met directies, IT-afdelingen en teams die met AI aan de slag willen. Steeds komt dezelfde vraag terug: we zien de mogelijkheden, maar hoe krijgen we het ook echt in ons werk? Mijn antwoord is meestal korter dan verwacht. Je hebt geen groot programma nodig om te versnellen. Je hebt een paar goede keuzes nodig, in de juiste volgorde.
Waarom de versnelling vaak uitblijft
De AI die standaard in kantoorsoftware zit, staat op een handige plek. Maar hij is zo ingeperkt dat je er weinig mee bouwt. Tegelijk willen organisaties terecht niet dat medewerkers met vrijere AI-tools rechtstreeks in productiesystemen gaan werken. Het gevolg: iedereen experimenteert een beetje, niemand bouwt echt door, en de licentiekosten lopen intussen gewoon op.
Dat is geen technisch probleem, maar een kwestie van regie. Wie bepaalt waar AI mag bouwen, binnen welke kaders, en hoe het resultaat zijn weg vindt naar de rest van de organisatie?
Vijf stappen die wél werken
1. Begin bij één proces dat elke week terugkomt
Niet bij een strategie van veertig pagina's, maar bij één klus die mensen nu tijd kost. Een Excel die elke maand handmatig wordt bijgewerkt, uren die in drie systemen worden ingevoerd, een rapportage die steeds opnieuw wordt opgebouwd. We praten met de mensen die het werk doen en volgen hoe de informatie door het bedrijf loopt. Dat levert binnen een paar gesprekken een scherp beeld op van waar de winst zit.
2. Leg één keer vast hoe het eruit moet zien
Geef AI een vage opdracht en je krijgt elke keer iets anders. Daarom beginnen wij altijd met een stijlgids: kleuren, opbouw, wat wel en niet mag, beveiliging en de technische afspraken van je IT-afdeling. Dat kost ongeveer een dag. Daarna bouwt AI binnen vaste kaders en is het resultaat voorspelbaar.
3. Geef je mensen een veilige plek om te bouwen
AI-agents zijn krachtig, maar willen nog weleens een eigen kant op. Je wilt niet dat een experiment je operationele database raakt. Wij richten daarom een eigen ontwikkelplatform in, buiten je productielandschap, met Microsoft Entra eromheen. Alleen jouw mensen loggen in, met hun eigen account en meervoudige verificatie. Binnen die grenzen bouwen ze vrij en snel.
4. Leg de stekkers naar je bronsystemen
De echte versnelling ontstaat als je data loskomt. Met koppelingen naar systemen als Exact, AFAS, Visma of Navision combineer je informatie die nu in losse pakketten vastzit. Dashboards, een eigen mijn-omgeving of een agent die meekijkt: het wordt allemaal eenvoudiger zodra de stekkers er liggen.
5. Maak er geaccepteerde software van
Wat op het platform werkt, hoeft daar niet te blijven. We begeleiden hoe de software wordt gemaakt, zodat je IT-afdeling hem kan beoordelen en accepteren op je eigen landschap. De AI halen we er dan uit. Wat overblijft is gedocumenteerde maatwerksoftware die van jou is. Zo blijft de governance op orde en wordt elk experiment een herbruikbare bouwsteen.
Wat dit in de praktijk oplevert
- Snelheid: een werkend hulpmiddel in dagen in plaats van maanden.
- Grip: duidelijke kaders voor AI, met inlog, rollen en rechten zoals je die al kent.
- Lagere kosten: minder licenties die weinig opleveren, meer budget voor tools waar mensen echt blij van worden.
- Een andere rol voor je mensen: minder zelf in Word en Excel, meer regie op hun informatie.
Mijn voorstel
Kies één proces dat elke week terugkomt en plan daar een eerste gesprek over. In die sessie brengen we de keten in beeld en laten we zien hoe een stijlgids en een eigen platform dat proces versnellen. Binnen een paar weken heb je dan geen theorie, maar een werkend voorbeeld in je eigen organisatie. Lees ook hoe we dat aanpakken in onze werkwijze.
Mocht je willen sparren over waar bij jullie de eerste winst zit, laat het even weten.